Niniejsza instrukcja wyjaśnia proces przyjmowania zgłoszenia (utworzenie zlecenia) oraz planowania pracy terenowej (utworzenie wizyty).
Wymagania wstępne: Przed dodaniem zlecenia upewnij się, że w systemie masz już utworzonego klienta oraz przypisany do niego obiekt.
1. Tworzenie nowego zlecenia
Zlecenie to informacja dla twojej firmy o konieczności wykonania pracy (zgłoszenie serwisowe czy też instalacji).
Kroki do utworzenia zlecenia:
- Przejdź do listy zleceń i kliknij przycisk „Dodaj zlecenie” w prawym górnym rogu.
- Wybierz obiekt: Wskaż lokalizację, której dotyczy zgłoszenie.
- Dane zgłaszającego: Wybierz już istniejącą osobę kontaktową (np. klienta) lub ręcznie uzupełnij dane kontaktowe (nazwę, e-mail, telefon).
- Parametry usługi:
- Typ zlecenia: Wybierz odpowiednią kategorię (np. serwis, przegląd, instalacja).
- Priorytet: Ustaw stopień pilności (np. normalny lub wysoki).
- Kwota: Opcjonalnie podaj szacunkową wartość usługi netto.
- Szczegóły techniczne:
- W polu Opis wpisz treść problemu (np. „brak obrazu z kamery nr 5”).
- Dodaj ewentualne załączniki (zdjęcia, dokumentacja).
- Przypisz konkretne urządzenie na których będą prowadzone prace (jeśli prowadzisz ich ewidencję).
- Terminy: System automatycznie wstawi datę zgłoszenia. Możesz określić planowaną datę zakończenia. Wtedy pojawi się możliwość przypomnienia jeśli do tej daty zlecenie nie zostanie wykonane. Na przykład na 3 dni przed datą końcową.
- Kliknij „Dodaj”.
2. Planowanie wizyty serwisowej
Samo utworzenie zlecenia nie wysyła technika w teren. Aby oddelegować pracownika, należy utworzyć wizytę.
Kroki do utworzenia wizyty:
- Otwórz konkretne zlecenie z listy.
- System automatycznie otworzy zakładkę „Realizacja”.
- Kliknij „Dodaj wizytę” w prawym górnym rogu.
- Ustal termin: Wybierz datę, godzinę rozpoczęcia oraz szacowany czas trwania prac.
- Wybór serwisanta:
- Z listy wybierz technika. System podpowie Ci, czy dany pracownik jest w tym czasie wolny, zajęty lub na urlopie.
- Tagi: Zwróć uwagę na zielony kwadrat przy nazwisku po lewej stronie – liczba wskazuje zgodność kompetencji serwisanta z wymaganiami zlecenia oraz inne zbieżne tagi przypisane do zlecenia i serwisanta równocześnie.
- Zatwierdzenie: Kliknij „Dalej”, potwierdzając wybór osoby i godzin.
- Zmiana statusu: Potwierdź komunikat o zmianie statusu zlecenia na „Oczekujące na realizację”.
3. Zarządzanie wieloma wizytami
System Serwico pozwala na elastyczne zarządzanie pracami rozłożonymi w czasie.
- Jeśli jedno zlecenie wymaga kilku przyjazdów (np. z powodu konieczności domówienia części lub dużej skali prac), możesz dodać kolejne wizyty do tego samego zlecenia, postępując zgodnie z instrukcją w punkcie 2.
Szybkie wskazówki:
- Filtrowanie: Korzystaj z przycisków szybkiego filtrowania na liście zleceń, aby błyskawicznie znaleźć nowe lub zrealizowane zgłoszenia.
- Eksport: Wszystkie dane z listy zleceń możesz wyeksportować do pliku zewnętrznego.
- Statusy: Pamiętaj, że utworzenie wizyty automatycznie zmienia status zlecenia, co ułatwia monitorowanie postępów prac.
CHECKLISTA: Przyjęcie Zlecenia i Planowanie Wizyty
1. Rejestracja Zgłoszenia (Zlecenie)
- [ ] Wybór Obiektu: Sprawdź, czy klient i obiekt są już w bazie (jeśli nie, załóż je przed dodaniem zlecenia).
- [ ] Dane Kontaktowe: Upewnij się, że masz imię, e-mail i telefon osoby zgłaszającej usterkę.
- [ ] Kategoryzacja: Ustaw poprawny Typ zlecenia (Serwis / Przegląd / Montaż) oraz Priorytet.
- [ ] Dokumentacja: Wpisz konkretny opis problemu (np. kod błędu, objawy) i dołącz zdjęcia, jeśli klient je przesłał.
- [ ] Urządzenie: Jeśli to możliwe, przypisz konkretne urządzenie z ewidencji obiektu.
2. Delegowanie Pracownika (Wizyta)
- [ ] Termin: Ustal datę i szacowany czas trwania (weź pod uwagę czas na dojazd).
- [ ] Dostępność: Sprawdź na liście, czy wybrany serwisant nie ma w tym czasie innej wizyty lub urlopu.
- [ ] Kompetencje (Tagi): Sprawdź liczbę wspólnych tagów w zielonym kwadracie – wybierz technika z największą zgodnością.
- [ ] Status: Po dodaniu wizyty upewnij się, że zlecenie zmieniło status na „Oczekujące na realizację”.
3. Zadania dodatkowe (jeśli dotyczy)
- [ ] Wiele wizyt: Jeśli praca jest etapowa, zaplanuj od razu kolejne terminy w zakładce „Realizacja”.
- [ ] Poinformowanie klienta: Potwierdź klientowi wybrany termin wizyty serwisanta.
Pro-tip dla Koordynatora Prac:
- Filtry szybkie: Używaj ich na górze listy zleceń, aby monitorować, które zgłoszenia są jeszcze „Nowe” i nie mają przypisanej wizyty.
- Eksport danych: Jeśli potrzebujesz zestawienia dla szefa lub do raportu miesięcznego, użyj przycisku „Eksport” bezpośrednio z widoku listy zleceń.