Prawidłowe skonfigurowanie kartoteki klienta i przypisanie do niej obiektów jest niezbędnym krokiem przed wystawieniem pierwszego zlecenia czy zaplanowaniem konserwacji.
1. Dodawanie Nowego Klienta
Zarządzanie bazą kontrahentów odbywa się w sekcji Klienci -> Lista klientów.
Kroki do utworzenia klienta:
- Kliknij przycisk „+ Dodaj klienta” w prawym górnym rogu.
- Automatyzacja (GUS): W pierwszej kolejności wpisz numer NIP. System spróbuje automatycznie pobrać dane firmy (nazwę, adres, REGON) z bazy GUS, co minimalizuje ryzyko pomyłek.
- Uzupełnienie danych: Sprawdź i uzupełnij pozostałe pola, takie jak dane kontaktowe oraz osoby decyzyjne.
- Finalizacja:
- Wybierz „Dodaj”, jeśli chcesz tylko zapisać dane klienta.
- Wybierz „Zapisz i dodaj obiekt”, jeśli chcesz od razu przejść do definiowania miejsca świadczenia usług.
2. Zarządzanie Obiektami
Obiekt to konkretna lokalizacja (np. biuro, magazyn, sklep), w której serwisant wykonuje pracę. Do jednego klienta może być przypisanych wiele obiektów.
Jak dodać obiekt:
Możesz to zrobić na dwa sposoby:
- Przez edycję klienta (kliknij w nazwę klienta na liście -> „Dodaj obiekt”).
- Przez menu Klienci -> Lista obiektów -> „Dodaj obiekt”.
Kluczowe pola w formularzu obiektu:
- Klient: Wybierz z listy rozwijanej, do kogo należy dany obiekt.
- Status:
- Aktywny: Obiekt jest obsługiwany.
- Nieaktywny: Wybierz ten status po zakończeniu współpracy, aby zachować historię zleceń bez zaśmiecania aktualnej listy roboczej.
- Adres: Jeśli adres serwisu jest identyczny z adresem siedziby klienta, użyj funkcji „Pobierz adres klienta”, aby automatycznie wypełnić pola.
- Tagi i Identyfikatory: Możesz dodać własne oznaczenia ułatwiające filtrowanie (np. „Region Północ”, „Sklepy wielkopowierzchniowe”).
3. Osoby Kontaktowe i Powiadomienia
Przy każdym obiekcie warto zdefiniować osoby, z którymi technik będzie się kontaktował na miejscu.
- Podczas edycji obiektu uzupełnij sekcję Osoby kontaktowe (imię, nazwisko, telefon, e-mail, stanowisko).
- Automatyzacja komunikacji: Zaznacz opcję „Dodaj do powiadomień”, aby dana osoba automatycznie otrzymywała e-maile lub SMS-y dotyczące statusu zleceń powiązanych z tym obiektem.
CHECKLISTA: Rejestracja Nowego Kontrahenta
1. Karta Klienta
- [ ] Wpisano NIP i zweryfikowano dane pobrane z GUS.
- [ ] Sprawdzono poprawność adresu e-mail do faktur/kontaktu głównego.
2. Karta Obiektu
- [ ] Utworzono co najmniej jeden Obiekt (nawet jeśli adres jest ten sam co klienta).
- [ ] Ustawiono poprawny Status (Aktywny).
- [ ] Sprawdzono, czy lokalizacja na mapie zgadza się z adresem fizycznym.
3. Osoby Kontaktowe
- [ ] Dodano dane osoby technicznej na obiekcie (numer telefonu dla serwisanta).
- [ ] Zaznaczono Powiadomienia, jeśli klient chce być informowany o postępach prac w czasie rzeczywistym.
Wskazówka dotycząca filtrów:
Pamiętaj, że na Liście obiektów możesz korzystać z filtrów, o których rozmawialiśmy wcześniej. Możesz np. stworzyć grupę przycisków „Regiony” i filtrować obiekty po przypisanych do nich tagach lokalizacyjnych.